Šest načina za bolju komunikaciju

Nedavno je tvrtka RadioShack iz Texasa otpustila tisuće svojih zaposlenika MAILOM! Da, dobro ste pročitali - mailom.

Većini ljudi je prilično neugodno i teško biti glasnik loših vijesti, posebno ako se radi o dragim ljudima s kojima se svakodnevno viđaš i imaš neki odnos. Ono čega se bojimo je ustvari činjenica da ćemo lošim vijestima izazvati loše raspoloženje, što ćemo nekoga uznemiriti ili povrijediti.

No taj proces ne mora nužno biti potpuno negativan, može imati i dobre strane. Lako je reći dobre vijesti, ali reći nešto lose na brižan i suosjećajan način je zapravo umijeće.  Iz loših situacija je moguće napraviti odlične stvari, uspostaviti  povjerenje i izgraditi dobar odnos. Kako biste izgradili i okrenuli komunikaciju u željenom smjeru slijedite ovih šest pravila:

1. Budite iskreni. U najvećem broju slučajeva ljudi odlaze iz firmi zbog neiskrenosti. Ako mislimo da radimo prave stvari onda ih nastavimo raditi. Ukoliko su poruke koje želimo prenijeti predugačke, preopširne ili zakamuflirane u “sendvič” raznih poruka ne bi li bile “soft” one se izgube i ne doživljavamo ih zaista važnima. Primjer: prije nekoliko godina jedan od članova uprave je dobio zadatak da svom kolegi (vođi tima) priopći da će dobiti otkaz ukoliko on i njegov tim ne povećaju prodaju u sljedećem kvartalu. S obzirom da je članu uprave bilo neugodno to izreći napisao je dokument na 6 stranica u kojem se u  98% dokumenta fokusirao na pozitivne stvari koje tim radi, dok je u 2-3 rečenice ustvari rekao glavnu poruku koju je želio prenijeti. Kada su upitali vođu tima kako mu se čini  dokument koji je pročitao on je rekao da je sve super i da očekuje bonus. Zato: Budite iskreni i ne komplicirajte.

2. Budite pažljivi i brižni s ljudima. Ljudi žele znati gdje su, zašto su i kuda idu. Recite istinu. Ponekad zaista moramo reći ljudima da nisu uspjeli u svom poslu i da im moramo dati otkaz. Više štete napravimo ako im želimo dati “ nježni” otkaz.  Da, otkaz je otkaz. Slažem se. no ako ga možemo dati na pažljiv i brižan način, a ne kao da nam nije stalo do zaposlenika, učinite to brižno i pažljivo. Veća je vjerojatnost da ćete uspostaviti odnos povjerenja, a ne zamjeranja.

3. Stvorite kontekst. Svaka teška situacija ima svoju dinamiku i nije nužno ista prema svakome. Ipak, zajednička karakteristika je odnos koji stvaramo. Ako želite zadržati i sačuvati svoj odnos s ljudima, stvorite kontekst. Recite ljudima da ono što im želite priopćiti nije lagano ni vama ni njima, ali vam je stalo do njih. Npr. zamislite da vaša tvrtka nije ostvarila kvartalne rezultate koje si je postavila jer je novi proizvod kasnio na tržište, cijena dionica je pala, isporuka proizvoda i bonusi zaposlenika su pali. Ako takvu situaciju želite priopćiti svim dionicima koji su uključeni ili zainteresirani - od investitora do zaposlenika i potrošača - započnite s kontekstom. Identificirajte područja koja su pod utjecajem tih događanja i preuzmite odgovornost za situaciju. Zamolite zaposlene da prihvate vašu ispriku, objasnite ljudima situaciju i potražite njihovu podršku.

4. Razgovori face-to-face.  Sa što je više moguće osoba porazgovarajte na miru. Kada razgovarate s osobama face to face stvarate puno iskreniji i brižljiviji odnos. Izražavanje brige i zabrinutosti s obje strane pomaže u izgradnji boljeg odnosa.

5. Usmjerite pažnju na pozitivan ishod. Većina ljudi osjeća sram i nelagodu kada nešto krene lose. Kada razgovarate o tim situacijama usmjerite razgovor tako da bude što manje kritiziranja što je zaposlenik učinio loše i fokusirajte se više na ono što bi mogao unaprijediti. Preusmjerite pažnju tako da pristup situaciji postane prilika za pozitivnu promjenu i rast. Pomozite im vidjeti da je to prilika da dobiju nešto bolje od onoga što su imali.

6. Budite pripremljeni na zatvorene razgovore. Kada je šef zatvoren za razgovor to zaposlenicima izaziva strah od same situacije. Kako biste to izbjegli otvorite razgovor o trenutnoj situaciji, problemima i novostima. Ljudi obično kažu da u razgovoru s otvorenim liderom lakše prihvate i ne tako dobre vijesti. Otvoreni razgovori isto tako mogu otkriti nove načine kako riješiti ili se nositi s problemima.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedin